Računovodske novice

E-računi so bili do leta 2011, ko so banke, Uprava za javna plačila in Bankart vzpostavile Sistem e-računov, orodje v plačilnem prometu, ki so ga uporabljala le največja storitvena podjetja z najmočnejšo podporo v IT-zaledju – masovno so jih izdajali svojim odjemalcem storitev. Od leta 2011 naprej se e-račun v izmenjavi med izdajatelji in prejemniki počasi množičneje uveljavlja v slovenskem prostoru.

Od 1. januarja 2015 jih bodo, skladno z zakonodajo, pri nas izdajala podjetja vseh velikosti, saj bo javni sektor sprejemal le še račune v elektronski obliki.

Poglejmo, kako lahko tudi mikro in majhna podjetja začnejo izdajati e-račune že danes

"Potrošniki in poslovni uporabniki imajo v vlogi prejemnikov e-računov radi udobje e-računov, ki jih prejmejo v elektronsko banko in enostavno plačajo z nekaj kliki. Če imajo prejemniki za obveznost aktivirano direktno obremenitev, klikanje ni potrebno in se plačilo e-računa izvede avtomatsko. Podjetja prejeti e-račun lahko samodejno obdelajo v računovodskem programu. Izdajatelji z izdajo e-računov poenostavijo procese, postopno ukinejo določene procese in občutno pocenijo svoje poslovanje. Prejemniki prihranijo čas in denar zaradi nižjih stroškov obdelave, predvsem pa se izognejo morebitnim napakam pri prepisovanju podatkov o plačilu. Uvedba je – v nasprotju s prepričanjem – hitra in enostavna, mikro podjetja lahko začnejo izdajati e-račune že v nekaj dneh, pot do prejema e-računa pa je še enostavnejša," je poudarila Martina Stupica Gregorič iz Sektorja za segmente strank, razvoj produktov in tržnih poti NLB, ki je vodila projekt e-račun pri NLB.

Kaj morate vedeti o e-računu?

Od 1. januarja 2015 bo obvezen pri pošiljanju računov podjetjem v javnem sektorju.
Izdajati jih lahko začnete praktično brezplačno: le prijavite se pri vašem skrbniku v banki.
Mali podjetniki jih lahko izdajate ročno prek NLB Proklika.
V večjih podjetjih je mogoče pooblastila za delo z e-računi v NLB Prokliku ločiti od ostalih pooblastil za delo v e-banki – tako se zmanjša možnost nepooblaščene rabe drugih funkcionalnosti.
Kupci se morajo strinjati, da želijo od vas prejemati e-račun – to storijo prek e-banke ali pa vam sporočijo po e-pošti ali telefonu.
Izdajanje in prejemanje e-računov vam in vašim kupcem prihrani čas in denar (prejem e-računov je brezplačen).
Zmanjša se možnost napak, saj podatkov ni več treba prepisovati ali kopirati in do vas, kot izdajateljev e-računov, plačila pridejo s pravimi podatki (koda namena, referenca).
NLB vam omogoča brezplačno vlaganje v e-arhiv (Arhiviraj.si podjetja Mikrocop). S podpisom pogodbe z e-arhivarjem se lahko, skladno z zakonodajo, poleg prejetih in izdani računov arhivirajo tudi druge poslovni dokumenti.

Najpomembnejše vprašanje

Prvo vprašanje, ki se poraja mnogim podjetnikom, je, ali potrebujejo za e-račune kakšno novo programsko opremo in koliko bo to stalo.
Nova programska oprema ni potrebna. Pravzaprav lahko začnete e-račune izdajati in prejemati že kar z NLB Proklikom. Le pri skrbniku v banki se je treba prijaviti, da vam banka omogoči to funkcionalnost. Potem sta načina dva – bodisi izdajanje ali prejemanje e-računov kar prek NLB Proklika (ročni vnos) ali priprava ter obdelava e-računov s pomočjo obstoječe poslovne oziroma računovodske programske opreme.

V vsakem primeru lahko začnete že v nekaj dneh.

Soglasje prejemnika e-računa

"Najprej je treba vedeti, da e-računa ne morete kar poslati kupcu po e-pošti namesto papirnatega računa – plačnik se mora predhodno strinjati, da želi prejemati e-račun. Izjema bodo podjetja javnega sektorja, ki bodo od 1. 1. 2015 zavezana k prejemu računov v e-obliki. Potrošniki in poslovni uporabniki to najlažje storijo prek svoje e-banke – tam lahko oddajo prijavo na e-račune določenega izdajatelja. Izdajatelj potem v svojo e-banko prejme e-prijavo, aktivira novega prejemnika e-računov v svojem seznamu naročnikov in mu v naslednjem obračunskem obdobju že pošlje e-račun," poudarja Martina Stupica Gregorič.

Registracija izdajatelja

Da bi podjetje izdajatelj lahko prejelo prijavo kupca na e-račune prek e-banke, se mora prek svoje banke prijaviti v Sistem e-račun in skupni Register izdajateljev, če pa prek sistema ne želi prejemati elektronskih prijav, mora samo voditi ustrezno evidenco.

Če e-prijav prek e-banke podjetje ne sprejema, lahko kupci posredujejo strinjanje naravnost podjetju po e-pošti, na papirni vlogi ali prek telefona. V vsakem primeru je podjetje kot izdajatelj e-računov razvidno v Registru izdajateljev e-računov, ki ga vodi Bankart z vidnim podatkom, ali podjetje prek Sistema e-račun prejema e-prijave ali ne.

Najpreprostejši način: ročna izdaja e-računa v e-banki

Če izdajate majhno število računov in uporabljate NLB Proklik, lahko e-račune ročno pripravite kar v svoji e-banki. To pomeni, da se boste pri skrbniku prijavili za delo z e-računi in pooblaščencem določili pooblastila za delo z e-računi v NLB Prokliku.

Na enak način, kot vnašate podatke v plačilni nalog, boste podatke za izdani e-račun vnesli v obrazec – naziv, naslov in davčno številko ter IBAN prejemnika boste prenesli iz imenika svojih poslovnih partnerjev, namen računa, opise, šifre, količine in cene storitev, obračunane popuste, višino DDV in dodatna pojasnila ter seveda datum in kraj izdaje računa, datum opravljene storitve, datum zapadlosti računa in drugo pa boste vnesli ročno.

Po potrditvi vnosa bo e-račun elektronsko podpisan z vašim kvalificiranim digitalnim potrdilom, ki ga uporabljate za e-banko in lahko ga boste poslali svojemu prejemniku (ki je predhodno dal soglasje za prejemanje e-računa). Račun lahko še vedno za potrebe arhiviranja natisnete na papir ali pa ga shranite v zakonsko skladen elektronski arhiv. NLB vam ob sklenitvi pogodbe, ki jo sami sklenete z arhivarjem (velja le za Mikrocop – arhiviraj.si), prejete in izdane e-račune prek NLB Proklika brezplačno odloži v e-arhiv.

Računovodje in podjetja s poslovno programsko opremo

Najbolj razširjeni programi, kot so Pantheon, Vasco, Genis, miniMAX in Birokrat, formiranje e-računov že podpirajo. Če vam računovodstvo vodi računovodski servis ali če računovodstvo vodite sami s pomočjo programske opreme, je postopek izdaje e-računov sledeč:

V računovodski programski opremi izkoristite možnost za formiranje e-računov in po potrebi ustreznih e-ovojnic.
Podatke uvozite v svojo elektronsko banko.

Na podoben način, le da v obratnem vrstnem redu, pa prejmete tudi povratne informacije o statusu izdanih e-računov in prejmete e-račune, ki jih morate plačati vi. Lahko jih izvozite iz svoje e-banke in uvozite v vaš računovodski program, kjer se samodejno poknjižijo in zavedejo v poslovnih knjigah, plačilo pa s klikom opravite iz e-računa. Enostavno!

Dva arhiva – papirnati in elektronski?

Ko v celoti preidete na e-račun, to ne pomeni, da lahko prenehate voditi papirnati arhiv dokumentov. Tam boste še vedno lahko hranili pogodbe in drugo dokumentacijo. Vendar pa je zagotovo smotrno razmisliti o prehodu na zakonsko skladno rešitev e-arhiviranja za vse izdane in prejete e-račune in postopno za vso ostalo poslovno dokumentacijo. V prehodnem obdobju bodo podjetja hkrati vodila e-arhiv in papirnati arhiv.

Spodbujajte kupce

"Da bi lahko e-račune izkoristili v največji možni meri, jih morajo začeti uporabljati predvsem vaši kupci. Pri izdajanju e-računov in prejemu s strani vaših kupcev lahko zagotovo poudarite številne prednosti, kot so olajšano spremljanje prejetih e-računov, ki so vsi shranjeni na enem mestu, in olajšano plačevanje ter brezpapirno, naravi prijazno poslovanje. Podatkov iz prejetega e-računa v plačilni nalog UPN namreč ni več treba prepisovati, saj se iz prejetega e-računa v e-banki samodejno pripravi plačilni nalog
UPN. Potrebni so le trije kliki … NLB Klik in NLB Proklik," zaključuje sogovornica.

Hitro in učinkovito ter z manjšo možnostjo napake

"Prednosti e-računa so predvsem v tem, da stranka prejme račun neposredno v elektronsko banko in ga enostavno poravna z enim klikom, zmanjšana je možnost napak ročnega vnosa, v spletni banki si lahko stranke vodijo pregleden arhiv prejetih in plačanih računov, e-računi so okolju prijazni in pripomorejo k ustvarjanju zdravega okolja," je povedala Ivanka Šömen, računovodkinja v podjetju Saubermacher – Komunala Murska Sobota, d. o. o.

Podjetja z izdajo e-računa občutno znižajo stroške poslovanja, saj lahko uvedejo celovit e-proces in ukinejo papirno izdajo računov. Izmenjava e-računov prispeva k večji učinkovitosti podjetja in poleg znižanja poslovnih stroškov zniža tudi stroške poštnin, papirja in tiska, skrajša pa tudi čas dela. Pri izmenjavi e-računov ima podjetje podatke na enem mestu v svoji e-banki, za vsak poslani e-račun prejme povratno informacijo, kaj se je z e-računom na poti do prejemnika zgodilo. Na drugi strani pa v vlogi prejemnika e-računov prejete e-račune enostavno uvozi v svojo računovodsko aplikacijo in opravi enostavna knjiženja in z enostavnim klikom na plačaj opravi plačilo brez prepisovanja podatkov.

vir:nlb.si